Bộ phận hợp pháp hóa lãnh sự của Phòng lãnh sự Đại Sứ Quán Hàn Quốc (Hà Nội) xin thông báo:
Để giảm thiểu tình trạng thời gian hợp pháp hóa Bằng cấp/ Học bạ/ Bảng điểm quá lâu do các lý do như: số lượng học sinh xin hph quá đông khiến tình trạng ùn ứ, Phòng lãnh sự gửi công văn tới trường xác nhận hssv nhưng bị thất lạc, trường gửi công văn xác minh cho hssv bị thất lạc trên đường chuyển phát, hssv nộp bằng cấp/học bạ/ bảng điểm giả mạo, tỉnh trạng cò mồi gây hại tới uy tín của Phòng lãnh sự…
Phòng lãnh sự thông báo về cách thức xin hợp pháp hóa hồ sơ bằng cấp, học bạ, bảng điểm mới nhằm cải thiện tình trạng ùn ứ, chờ đợi cũng như cung cấp dịch vụ hph Bằng cấp/ Học bạ/ Bảng điểm nhanh nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho hssv học tập/ làm việc.
Cụ thể như sau:
Điều 1. Các bước hph lãnh sự (dịch, hph tại Cục lãnh sự – BNGVN*), bộ hồ sơ đem đến Phòng lãnh sự Đại Sứ Quán Hàn Quốc để hợp pháp hóa Bằng cấp/ Học bạ/ Bảng điểm như thông lệ cũ (Có thể tham khảo hướng dẫn cách thức hợp pháp hóa lãnh sự trong trang web của Phòng lãnh sự – Mục “Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ VN”)
Điều 2. Học sinh, sinh viên khi tới hợp pháp hóa lãnh sự Bằng cấp/ Học bạ/ Bảng điểm chuẩn bị thêm giấy tờ sau để thời gian hph lãnh sự được rút ngắn:
CÁCH 01: SAO Y TẠI TRƯỜNG (không phải bản sao y tại UBND phường xã, văn phòng công chứng)
- Hssv photo Bằng cấp/ Học bạ/ Bảng điểm gốc, tới trường xin sao y bản chính tại trường (nhà trường sẽ có dấu bản sao/ hoặc ghi tay nội dung “Sao y đúng bản chính/ bản lưu tại trường” + Dấu đỏ và chữ ký của Hiệu trưởng/ Phó hiệu trưởng/ Trưởng phòng đào tạo/ Phó trường phòng đào tạo)
- Hssv cầm bản sao do trường cấp lên Cục lãnh sự – BNGVN xin tem + dấu trực tiếp lên bản sao đó.
- Khi nộp hồ sơ hph trên Phòng lãnh sự nộp kèm bản sao (đã có tem của Cục lãnh sự – BNGVN như hướng dẫn trên) để thời gian hph Bằng tốt nghiệp, học bạ còn 02 ngày. (thay vì 3-6 tuần như cách xác nhận thông thường)
CÁCH 02: TÓM LƯỢC QUÁ TRÌNH HỌC TẬP
a.Với hồ sơ Bằng tốt nghiệp, Học bạ THPT/THCS/Tiểu Học:
- 02 giấy tờ tóm tắt quá trình học tập và đã tốt nghiệp tại trường gồm: 01 Giấy xác nhận học sinh + 01 Bảng điểm tổng kết THPT (xem mẫu file đính kèm) có dấu và chữ kí xác nhận của nhà trường (học sinh có thể tự đánh máy và xin dấu, chữ ký của trường hoặc tới trường xin)
- Học sinh đem 02 giấy tờ trên lên Cục lãnh sự – Bộ Ngoại Giao Việt Nam xin tem và dấu trực tiếp trên bản gốc của 02 giấy tờ trên.
- Khi nộp hồ sơ hph trên Phòng lãnh sự nộp kèm 02 giấy tờ trên (đã có tem của Cục lãnh sự – BNGVN như hướng dẫn a1-2.)
b.Với hồ sơ Bằng tốt nghiệp, bảng điểm Cao Đẳng/ Đại Học/ Trung cấp/ Trường nghề:
- 01 giấy tờ tóm tắt quả trình học tập và đã tốt nghiệp tại trường (xem mẫu file đính kèm) (sinh viên có thể tự đánh máy và xin dấu, chữ ký của trường, hoặc do trường cấp)
- Sinh viên đem 01 giấy tờ trên lên Cục lãnh sự – Bộ Ngoại Giao Việt Nam xin tem và dấu trực tiếp trên bản gốc của 01 giấy tờ trên.
- Khi nộp hồ sơ hph trên Phòng lãnh sự nộp kèm 01 giấy tờ trên (đã có tem của Cục lãnh sự – Bộ Ngoại Giao Việt Nam như hướng dẫn b1-2.)
CÁCH 3: Xin tem + dấu của Cục Lãnh Sự BNGVN trực tiếp lên BẢN GỐC của Bằng tốt nghiệp/ Học bạ/ Bảng điểm
Lưu ý: Cách này Phòng lãnh sự không khuyến khích hssv làm vì sẽ xấu các bản gốc của hồ sơ.
Tuy nhiên với các giấy tờ hssv CÓ THỂ ĐƯỢC CẤP LẠI NHIỀU LẦN như GIẤY CHỨNG NHẬN SINH VIÊN, BẢNG ĐIỂM TRÍCH SAO, BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP do trường cấp, hssv nên xin tem dấu của Cục Lãnh Sự BNGVN vào trực tiếp bản gốc
CÁCH 4: Dành cho hồ sơ đã từng xác nhận lãnh sự tại Phòng lãnh sự Đại Sứ Quán Hàn Quốc:
Hssv nộp hồ sơ như thông lệ kèm bản gốc/ scan/ photo của hồ sơ cũ đã từng được xác nhận (có tem, dấu, chữ ký của Lãnh sự Đại Sứ Quán Hàn Quốc)
Điều 3. Đối với các hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự Bằng cấp/ Học bạ/ Bảng điểm đã chuẩn bị đầy đủ như thông lệ và kèm theo các giấy tờ đã nêu 01 trong 04 cách trên, hồ sơ xin hợp pháp hóa sẽ rút ngắn còn 02 ngày.
Lưu ý: Các giấy tờ trong 04 cách trong Điều 02 chỉ dùng để đính kèm hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, không có chức năng thay thế hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, vì vậy tất cả hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự vẫn phải được dịch thuật, xin tem xin dấu của Cục Lãnh Sự BNGVN như thông thường, các giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu có) như thông lệ, và Phòng lãnh sự sẽ chỉ đóng dấu trên giấy tờ dịch thuật, không đóng tem trên giấy tờ đính kèm trong 04 cách trên.
Điều 4. Các hồ sơ không chuẩn bị được như các cách đã nêu ở Điều 02, vẫn được tiếp nhận hồ sơ và xác nhận như thông lệ, thời gian xác nhận nhanh hay chậm sẽ phụ thuộc vào công tác xác minh với nhà trường (thông thường sẽ khoảng từ 02-06 tuần tùy theo trường và các trục trặc phát sinh khác).
